Firemný informačný systém, ktorý šetrí hodiny administratívy

Navrhli a postavili sme firemný informačný systém, ktorý spája fakturáciu, banku, doklady aj účtovníka do jedného prostredia a šetrí malým podnikateľom a živnostníkom čas s mesačnou administratívou.

Informácie

Typ projektu

Webový informačný systém (multi-tenant)

Čo sme dodali

Produktový návrh, UX/UI dizajn, full-stack vývoj a infraštruktúra

Odvetvie

Fintech, účtovníctvo, B2B

Stav

V produkcii

O systéme

Je to riešenie pre menšie firmy a živnostníkov, ktorí na jednom mieste nájdu všetko potrebné – fakturáciu, banku, doklady aj spoluprácu s účtovníkom. Namiesto žonglovania s fakturačnou aplikáciou, Excelom, internet bankingom, cloudovým úložiskom a e-mailom pre účtovníka dostávajú jedno prostredie, kde na seba všetko nadväzuje.

Systém je od základu multi-tenant. Jeden účtovník obsluhuje viac firiem, každá firma má dáta striktne oddelené. To, čo inde rieši reťaz „vyexportuj, pošli mailom, nahraj inam", tu jednoducho neexistuje.

Výzva

Podnikateľ na Slovensku strávi neúmerne veľa času administratívou, ktorá nevytvára hodnotu. Z analýzy sme identifikovali päť opakujúcich sa problémov:

• Roztrieštené nástroje. Fakturácia, banka, doklady a komunikácia s účtovníkom žijú v piatich rôznych aplikáciách, ktoré spolu nekomunikujú.
• Ručné prepisovanie. Každá prijatá faktúra a bloček sa prepisuje po položkách, aj s IČO, DIČ, sumami a symbolmi. Zdroj preklepov.
• Odovzdávka účtovníkovi. Koniec mesiaca znamená exportovať, pomenovať, zabaliť a poslať doklady e-mailom, v ktorom sa ľahko stratia.
• Kniha jázd mimo systému. Evidenciu vozidiel a jázd vedie ďalšia tabuľka alebo samostatná aplikácia – opäť oddelene od zvyšku administratívy.
• Lokálne špecifiká. Predvyplnenie firmy z obchodného registra či napojenie na slovenskú banku zahraničné nástroje neriešia.

Cieľ: zvládnuť celý proces – od vystavenia dokladu po jeho úhradu – na jednom mieste, s minimom ručných krokov a s priamym prepojením podnikateľa a jeho účtovníka.

Ako sme k tomu pristúpili

Ďalšiu fakturačnú aplikáciu trh nepotrebuje. Systém sme preto postavili okolo troch princípov:

• Doklad má životný cyklus, nie len existenciu. Ponuky, proformy, faktúry aj dobropisy majú stavy a vzájomné väzby. Nie je to zoznam PDF súborov, je to ucelený proces.
• Dáta sa zadávajú raz, ideálne vôbec. Kde sa dá, ťaháme ich z registra a banky, alebo ich extrahuje AI. Ručné písanie je posledná možnosť.
• Účtovník je používateľ, nie príjemca e-mailu. S dvoma rolami a reálnou spoluprácou vnútri systému sme rátali od začiatku.

Riešenie

Prehľady – celá firma na jednom mieste

Po prihlásení má podnikateľ celú firmu pod kontrolou na jednom mieste. Systém prehľadne zhrnie finančné ukazovatele za aktuálny mesiac – tržby, výdavky, zisk aj cash flow – s porovnaním voči predošlému mesiacu, spolu s prevádzkovými číslami, ktoré si žiadajú pozornosť: neuhradené sumy, faktúry po splatnosti či rozrobené úlohy.

Na jednom mieste nájde aj prehľady posledných dokladov na strane príjmov aj výdavkov, dokumenty, nadchádzajúce termíny z kalendára a úlohy. Novú faktúru, bloček či prijatú faktúru pritom vytvorí priamo cez rýchle akcie, bez zbytočného preklikávania.

Fakturačný kolobeh, ktorý na seba nadväzuje

Jadrom je celá rodina dokladov, ktoré do seba zapadajú: cenové ponuky, proformy, objednávky, faktúry a dobropisy, plus prijaté faktúry, bločky, výdavky a cenník. Každý doklad má vlastné stavy, číslovanie, generovanie PDF s podpisom a jedným klikom sa konvertuje na nadväzujúci. Detaily fakturácie riešia bežné nástroje tiež, preto sme energiu investovali inam: do AI, banky a spolupráce s účtovníkom.

AI, ktoré uberá ručnú prácu

Umelú inteligenciu sme nasadili cielene na dve miesta, kde vzniká najviac ručnej práce.

1. Extrakcia dokladov (OCR). Podnikateľ odfotí bloček alebo nahrá prijatú faktúru a systém z nej vytiahne štruktúrované dáta: dodávateľa, IČO/DIČ/IČ DPH, dátumy vystavenia, splatnosti a dodania, sumy, sadzby DPH, variabilný, konštantný aj špecifický symbol, číslo účtu a jednotlivé položky. Pri PDF spracujeme text, pri fotke a skene obraz. Model rozumie dokladom vo viacerých jazykoch, takže predvyplnené polia stačí letmo skontrolovať. Ak sa niečo nepodarí, jedným klikom sa spustí re-extrakcia.

2. Konverzačný fakturačný asistent. Faktúru netreba klikať cez formulár, dá sa napísať vetou. Asistent nie je len generátor textu – je to agent, ktorý cez tool calling (volanie typovaných funkcií, ktoré na našej strane validujeme a vykonáme voči doménovej logike) vedie konverzáciu až k hotovému dokladu:

• keď chýba údaj (napríklad odberateľ), vyžiada si ho,
• vie odberateľa či dodávateľa priamo v konverzácii dohľadať v registroch a doplniť jeho údaje,
• a spúšťa akcie: náhľad PDF, tlač, zmenu stavu, uloženie faktúry.

Funguje aj v režime úprav nad existujúcou faktúrou („zmeň množstvo na 3 a pridaj 20 % zľavu"). Drží kontext celej konverzácie a každý krok prejde rovnakými kontrolami ako bežná akcia používateľa, takže sa nič „nehalucinuje" do databázy.

Dôležité: než čokoľvek pošleme do AI, citlivé údaje anonymizujeme.

Banka priamo v systéme

Cez PSD2 open banking je systém napojený na banku, takže podnikateľ vidí reálne bankové pohyby vnútri aplikácie, bez importovania výpisov. Nad pohybmi beží párovanie:

• prichádzajúca platba sa spáruje s vydanou faktúrou a tá sa automaticky označí ako uhradená vrátane dátumu úhrady,
• odchádzajúca platba sa spáruje s prijatou faktúrou alebo bločkom,
• ľubovoľný pohyb sa dá jedným klikom importovať ako výdavok.

Kniha jázd a kancelária okolo účtovníctva

Plnohodnotná kniha jázd (vozidlá, obdobia, jazdy, mesačné sumáre, import aj export do XLSX). Okolo účtovného jadra sme doplnili nástroje, ktoré držia firmu pokope: dokumentový systém s priečinkami, zdieľaním, archiváciou a hromadným exportom do ZIP, kalendár s termínmi a správu úloh.

Spolupráca podnikateľa a účtovníka

Toto je časť, ktorú bežné fakturačné nástroje neriešia vôbec. Účtovník u nás nie je príjemca e-mailu s exportom, ale plnohodnotný používateľ systému. Postavili sme okolo toho tri veci:

• Dve roly, jasné práva. Majiteľ firmy pracuje s plnými právami, účtovník má prevažne prehľadový prístup, ktorý zabraňuje neželaným zmenám dát. Jeden účtovník vidí všetky firmy, ktoré spravuje, na jednom mieste.
• Chat priamo v systéme. Podnikateľ a účtovník si píšu v reálnom čase priamo v systéme, v kontexte konkrétnych dokladov. Otázka „kde je bloček z apríla?" sa tak vyrieši rovno pri danom doklade, nie v strácajúcich sa e-mailoch. Namiesto štafety príloh je konverzácia naviazaná na konkrétnu firmu a jej doklady.
• Banka ako zdroj čistých dát. Keďže sa bankové pohyby párujú na doklady a faktúry sa automaticky označujú ako uhradené, účtovník dostáva zosúladené podklady bez ručného dohľadávania úhrad.

Ochrana a anonymizácia dát

Systém pracuje s citlivými finančnými dátami, preto bola ochrana od začiatku prvoradá.

• Anonymizácia pred odoslaním do AI. Skôr než pošleme text dokladu do AI, nahradíme v ňom citlivé údaje zástupnými tokenmi: identitu vlastnej firmy (názov, IČO, DIČ, IČ DPH) aj identifikátory ako IBAN, e-mail, telefón a číslo faktúry. Model tak spracúva len anonymizovaný text, reálne hodnoty dosadíme späť až u nás po spracovaní. Poskytovateľ LLM modelu sa k skutočným údajom nikdy nedostane.
• Izolácia dát (multi-tenancy). Každá firma má dáta oddelené a každý prístup sa validuje voči konkrétnej firme.
• Vlastná infraštruktúra. Autentifikáciu aj úložisko dokumentov prevádzkujeme sami, dáta neputujú k tretím SaaS poskytovateľom.

Čo robí systém výnimočným

Ako sme to postavili

Systém beží na vlastnej infraštruktúre – od autentifikácie cez úložisko dokumentov až po generovanie PDF. Dôvod je jednoduchý: pri nástroji, ktorý drží citlivé finančné dáta, sme chceli plnú kontrolu nad dátami aj nákladmi, bez závislosti na platbe za používateľa. Náročné operácie (AI extrakcia, generovanie PDF, synchronizácia banky) bežia na pozadí, takže rozhranie zostáva plynulé.

Frontend beží na Next.js 15 a React 19, backend na Node.js, Express a PostgreSQL. AI funkcie poháňa veľký jazykový model (LLM) od OpenAI, napojenie na banku PSD2 open banking, chat v reálnom čase cez Stream Chat, autentifikáciu a multi-tenancy self-hosted Better Auth.

Tri rozhodnutia, na ktoré sme hrdí:

• Vlastná autentifikácia namiesto Clerku či Auth0: dátová suverenita, žiadny poplatok za používateľa a plná kontrola nad rolami účtovník a majiteľ.
• AI len tam, kde reálne šetrí čas. Umelú inteligenciu sme nasadili cielene na extrakciu dokladov a vystavovanie faktúr, nie ako marketingový doplnok.
• Účtovník ako plnohodnotný používateľ. Spoluprácu s účtovníkom sme postavili priamo do systému namiesto posielania exportov e-mailom.

Výsledok

Z nuly sme navrhli a postavili funkčný informačný systém, ktorý spája každodennú administratívu firmy na jednom mieste. Namiesto piatich odpojených nástrojov a e-mailovej štafety s účtovníkom má podnikateľ jedno prostredie, kde:

• doklady vznikajú a nadväzujú na seba od ponuky po úhradu,
• AI preberá ručné prepisovanie dokladov aj vystavovanie faktúr,
• bankové pohyby vidí priamo v systéme a k dokladom sa párujú s minimom ručnej práce,
• účtovník pracuje priamo v systéme a komunikuje v ňom namiesto posielania príloh e-mailom,
• a citlivé dáta zostávajú chránené, aj keď je v hre AI.

Výsledkom je, že podnikateľ šetrí čas – administratíva, ktorá predtým zaberala hodiny, sa zvládne na pár klikov. Namiesto piatich odpojených aplikácií a e-mailovej štafety má všetky nástroje na jednom mieste, kde na seba dáta nadväzujú a nič sa neprepisuje ručne.

Tech stack

Technológie, na ktorých systém stojí: